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ARCHIVO CORRIENTE Incluye la información y documentación obtenida y/o preparada durante el ejercicio auditor, en este archivo se documenta el cumplimiento de los procedimientos programados y obtención de evidencias suficientes que sustentan las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe de auditoría.

ARCHIVO PERMANENTE Contiene la información de la entidad auditada que normalmente no cambia de un período a otro y que por lo tanto no necesita ser obtenida en cada proceso auditor, este debe contener información y documentación que es de consulta continua de los auditores, a fin de brindar datos útiles durante todas las vigencias auditadas.

AUDITORÍA Es un proceso sistémico que facilita la evaluación posterior y selectiva de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control, mediante la aplicación individual, combinada o total de los sistemas de control fiscal (financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y la evaluación del control interno), con el fin de emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, dictaminar la razonabilidad de los Estados Financieros y conceptuar sobre el cumplimiento de la normatividad aplicable, el sistema de control interno, la gestión fiscal y los resultados obtenidos, acorde con los sistemas aplicados.

AUDITORIA DE IMPACTO Son ejercicios del control aplicado sobre situaciones especiales previamente identificadas que involucran factores económicos de gran impacto e interés general, que se realizan por el ente de control fiscal competente, coadyuvado por la AGR, teniendo en cuenta los estudios, evaluaciones y análisis de los temas críticos en el ámbito Nacional. El desarrollo de estas auditorías se realiza con fundamento en guías metodológicas validadas, aprobadas y divulgadas, que explican y orientan la actividad auditora.

AUDITORÍA ESPECIAL Es la auditoría que en forma particular y específica una actividad o proceso, con el fin de atender en forma oportuna situaciones denunciadas por los medios de comunicación o de la participación ciudadana y de interés institucional o identificadas por la propia Auditoría General, que no puedan ser atendidas en una auditoría regular. Esta modalidad de auditoría deberá igualmente generar los respectivos pronunciamientos.

AUDITORÍA ESPECIAL DE ATENCIÓN CIUDADANA Son aquellas que se realizan como producto de la necesidad de dar respuesta a un requerimiento de la ciudadanía, de interés institucional o de medios de comunicación y que no es posible atender dentro de una auditoría regular.

AUDITORÍA REGULAR Es la auditoría que de manera obligatoria contempla la revisión total de la cuenta y la evaluación de los estados financieros con su correspondiente pronunciamiento y dictamen. Como resultado de la planeación del ejercicio auditor, esta modalidad podrá incluir la evaluación de otras actividades y procesos y la aplicación de los demás sistemas de control fiscal.

BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL Son aquellas acciones de las Contralorías por medio de las cuales se previene el daño patrimonial o se logra la recuperación del mismo.

CONTROL DE LEGALIDAD Se refiere a la comprobación o verificación de las actuaciones financieras, administrativas, económicas o de otra índole que están referidas al manejo de los bienes, rentas y recursos de la contraloría vigilada a fin de que se realicen conforme a las normas que le sean aplicables.

CONTROL PERSUASIVO Cuando se alienta a los infractores de la cosa fiscal a resarcir el daño causado.

CONTROL POSTERIOR Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.

CONTROL SELECTIVO Es la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal.

CRITERIOS DE SELECCIÓN Se refiere a las condiciones o argumentos o características o cualidades que debe contener cada uno de los elementos seleccionados en la muestra determinados por el auditor dependiendo específicamente del objetivo propuesto y de la técnica de auditoría que le será aplicable a la muestra.

DENUNCIA Aviso verbal o escrito sobre hechos o conductas con las que se pueda configurar un posible manejo irregular o eventual detrimento patrimonial de fondos o bienes públicos.

DERECHO DE PETICIÓN Solicitudes respetuosas de: – información, -copias, -examen de documentos,- certificaciones, y -consultas.

ECONOMÍA El principio de la economía procura que los recursos públicos se asignen entre objetivos alternativos.
Mediante su aplicación, se busca establecer, a nivel micro, si la asignación de los recursos ha sido la más conveniente para maximizar los resultados. A nivel macro, se pretende determinar si la asignación global de los recursos financieros del Estado entre sus diferentes objetivos es la más adecuada para cumplir con sus finalidades sociales.

EFICACIA El principio de eficacia contribuye a verificar si los resultados de la gestión pública guardan relación con los objetivos y metas de las entidades y se logran de manera oportuna. Al propósito general de este principio le sirve de manera especial el control físico, el cual se ejerce tanto en lo relacionado con la cantidad como en términos de calidad y oportunidad con que se realiza la gestión en toda entidad pública.

EFICIENCIA El principio de eficiencia sirve para determinar si en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtienen al menor costo. Sus conclusiones permiten establecer si los costos en que incurren las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y la prestación de servicios son los más adecuados para lograr sus objetivos y resultados.

EJECUCIÓN DEL PGA La ejecución del PGA consiste precisamente en llevar a cabo la realización de todas y cada una de las auditorías programadas, a través de la ejecución de cada una de las etapas del proceso auditor, a saber: revisión de cuentas; planeación de la auditoría; trabajo de campo; informe de auditoría; clasificación y traslado de hallazgos; organización de los papeles de trabajo; revisión y aprobación de los planes de mejoramiento; seguimiento a los planes de mejoramiento.

EQUIDAD El principio de equidad permite identificar los receptores de la acción económica del Estado, y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales, y entre entidades territoriales.

ESPUESTA DE FONDO Es resolver de fondo y de manera clara, precisa y congruente lo solicitado.

FUNCIÓN DE ADVERTENCIA Consiste en indicarle a la administración los riesgos detectados por el organismo de control fiscal, en procesos anómalos u operaciones en ejecución, a fin de que ésta tome las medidas pertinentes tendientes a evitar el menoscabo de los dineros públicos.

GESTIÓN FISCAL La gestión fiscal es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas, en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

IMPARCIALIDAD Es dar un trato justo y equitativo a los sujetos de control.

LEGALIDAD El principio de legalidad es la obligación que se impone a toda persona, institución u órgano de someter su actuar al mandato legal.

MARCAS DE AUDITORÍA Son aquellos símbolos convencionales que el auditor utiliza para hacer llamados, identificar, clasificar, explicar labores de auditoría desarrolladas y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoría cuando se considere pertinente.

MESAS DE TRABAJO Las Mesas de Trabajo son espacios de comunicación que se realizan durante la ejecución del proceso auditor y se constituyen en una herramienta para el desarrollo de la auditoría. Su propósito fundamental es lograr que el equipo de auditores interactúe permanentemente en el ejercicio auditor y/o con los funcionarios de las Contralorías para compartir entre sí conocimientos, resultados, hallazgos, mejorar los canales de comunicación y escuchar los argumentos presentados por la contraloría en el ejercicio de contradicción.

PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son aquellos registros y documentos, preparados o recibidos por el auditor, que soportan técnicamente la labor, los hallazgos, pronunciamientos, dictámenes, conceptos, opiniones o decisiones de auditoría. Los papeles de trabajo están constituidos por todas las pruebas o evidencias obtenidas por el auditor, durante el trabajo de campo, a través de la aplicación de las diferentes técnicas de auditoría.

PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS – PGA Consiste en la programación técnica de la ejecución y desarrollo de un conjunto de auditorías, durante un determinado periodo de tiempo. Es una herramienta técnica de planeación, permite a su vez ejercer un adecuado control y seguimiento oportuno de cada una de las actividades y etapas de cada auditoría, lo que facilita la toma de decisiones que aseguren el logro de los propósitos misionales de la Auditoría General de la República.

PROCESO AUDITOR Es el ejercicio de auditoría, realizado en forma transparente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una entidad de control fiscal respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios del control fiscal y en aplicación de los sistemas del mismo, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales.

PUBLICIDAD Divulgación para conocimiento público de los resultados de la gestión.

QUEJA ANÓNIMA Se desconoce la persona que pone en conocimiento hechosirregulares y se requiere acreditar por lo menos sumariamente la veracidad de los hechos denunciados o cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente identificables. ( art 81 ley 962/05).

QUEJA EN SEGUIMIENTO La respuesta al peticionario la debe dar una contraloría que es sujeto de nuestra vigilancia.

QUEJA EN TRÁMITE Es de competencia de la AGR y se responde directamente o la respuesta de fondo depende de una auditoria especial o proceso auditor del PGA.

QUEJA/ RECLAMO Acción para dar a conocer una situación irregular en el cumplimiento de las funciones de la entidad o contra funcionarios.

QUEJA/DENUNCIA/DERECHO DE PETICIÓN ARCHIVADA Son todas aquellas que se les dio trámite y por consiguiente se encuentran terminadas: • Por respuesta de fondo al peticionario. • Se trasladó a otra entidad que era la competente. (art 33 C:C.A) • La que estaba en seguimiento y la contraloría correspondiente respondió al peticionario.

REQUERIMIENTO Para el procedimiento Tratamiento de los Requerimientos de laCiudadanía, este término incluye todos los derechos de petición, denuncias y quejas o reclamos presentados por la ciudadanía ante la Auditoría General de la República.

RESPONSABILIDAD FISCAL La Responsabilidad Fiscal tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan la Gestión Fiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva Entidad Estatal.

RESPUESTA DE FONDO Y/O DEFINITIVA Contestación por parte de la administración al cliente o parte interesada de forma coherente y relacionada con el asunto planteado.

REVISIÓN DE CUENTAS Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

SISTEMA DE QUEJAS, DENUNCIAS Y DERECHOS DE PETICIÓN – SIQ Herramienta del proceso de participación ciudadana que registra las quejas, denuncias y derechos de petición.

SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE CUENTAS – SIREL Es el procedimiento mediante el cual las contralorías rinden cuenta a la Auditoría General de la República.

TÉCNICAS DE AUDITORÍA Las técnicas son los métodos prácticos de investigación, examen o prueba que puede utilizar el auditor en la aplicación de los sistemas de control fiscal, para obtener la evidencia necesaria y suficiente que fundamente las observaciones, opiniones y conclusiones del informe de auditoría.

TIPOS DE TECNICAS DE AUDITORÍA En el trabajo de Auditoría, se pueden utilizar las técnicas de general aceptación, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la acción que se va a efectuar, se destacan las siguientes: Verbales o testimoniales, Documentales, Físicas, Analíticas e Informáticas, entre otras.

TRÁMITE DIRECTO Cuando la AGR responde de fondo al peticionario. Si la respuesta requiere de visita especial o verificarse en el proceso auditor, dentro de los 15 días siguientes a la fecha de radicación, se le informará al peticionario sobre la actuación que se adelantará para dar respuesta de fondo al asunto planteado.

TRANSPARENCIA Es orientar la gestión dentro de los principios de legalidad y equidad, respetando los derechos de los ciudadanos y las demás partes interesadas, ajustando la conducta al derecho que tiene la comunidad de ser informada sobre la actividad y decisiones adoptadas, a través de la rendición de cuentas oportunamente, como vehículo para generar credibilidad pública. Velar porque el Control Fiscal, como función pública independiente de dar fe pública, sobre el cumplimiento de criterios establecidos para el adecuado manejo de los recursos públicos, se realice en forma clara, evidente, sin dudas, ni ambigüedades.

VALORACIÓN DE COSTOS AMBIENTALES El principio de valoración de costos ambientales facilita la cuantificación del impacto que causan los distintos agentes económicos por el uso y deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente; además sirve para evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

VEEDURÍAS CIUDADANAS Mecanismo democrático de representación que les permite a los ciudadanos y a las organizaciones sociales ejercer la vigilancia sobre la gestión pública. Ley 850 de 2003.